Seit dem 1. Januar 2017 gelten strenge Richtlinien für die Verwendung elektronischer Kassensysteme in der Gastronomie. Das Bundesfinanzministerium schreibt mit den GoBD/GDPdU-Richtlinien u. a. vor, wie Unternehmen Speicher- und Verlaufsdaten von elektronischen Kassensystemen handhaben und vor allem steuerliche Daten bei Betriebsprüfungen verfügbar machen müssen.
Wir bei Zettle möchten Unternehmer bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen und ihnen den Geschäftsalltag erleichtern, ohne Abstriche bei der Sicherheit zu machen. Hierzu bieten wir eine GoBD-konforme Kassensystemfunktion, durch die alle erforderlichen Richtlinien eingehalten und ordnungsgemäße Z-Bons erzeugt werden.
Seit Oktober 2020 bieten wir ein Kassensystem mit TSE an, um unseren Kunden die Einhaltung der Vorgaben der Kassensicherungsverordnung zu ermöglichen.
Was bietet die Kassensystemfunktion?
Die Funktion ist in die Zettle Go-App integriert und stellt – sobald Sie diese aktiviert haben – sicher, dass das System bei ordnungsgemäßer Einrichtung und bestimmungsgemäßem Gebrauch die GoBD-Anforderungen erfüllt.
Wie erfüllt das TSE-Kassensystem die Bedingungen der GoBD?
Im Rahmen einer Kassenschau kann der Prüfer detaillierte Daten aus Ihrem elektronischen Kassensystem anfordern, um Steuerinformationen sowie Speicher- oder Verlaufsdaten zu erfassen. Mit dem Zettle-Kassensystem sind Sie auf der sicheren Seite:
- Sämtliche Journaldaten werden für 12 Jahre auf einem sicheren Server in Deutschland unveränderlich gespeichert.
- Alle Daten werden im XML-Format gespeichert. Dadurch sind sie maschinenlesbar und für den Prüfer einfach zu verwenden.
- Für den Tagesabschluss wird ein Z-Bon erstellt.
- Das Kassensystem bietet eine Schnittstelle für den DSFinV-K-Datenexport (in Kürze verfügbar).
Unser Kassensystem mit TSE ist GoBD-konform. Über die Zettle Go-App können Sie jederzeit auf Ihre Berichte zugreifen und sie bei einer Kassenschau einfach exportieren oder per E-Mail versenden.
Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Steuerberater.
Was kostet die Kassensystemfunktion?
Eine Übersicht über sämtliche Gebühren bei Zettle finden Sie hier.
Welche Geräte werden unterstützt?
Die Kassensystemfunktion kann derzeit auf iOS-Geräten (iPad und iPhone) und Android-Geräten mit der neuesten Version unserer App genutzt werden.
Für eine ordnungsgemäße Funktion des TSE-Kassensystems ist unter iOS die App-Version v.14.0 oder neuer und unter Android v.8.0 oder neuer erforderlich. Welche Version aktuell installiert ist, können Sie in der Zettle Go-App unter „Einstellungen“ nachsehen.
Des Weiteren muss zur Nutzung des TSE-Kassensystems iOS 10 oder neuer bzw. Android 5 oder neuer auf dem Smartphone oder Tablet installiert sein. Die Version des Betriebssystems können Sie den Einstellungen Ihres Geräts entnehmen.
Wie aktiviere ich die Funktion?
Zur Aktivierung benötigen Sie ein Zettle Go-Konto. Loggen Sie sich auf my.zettle.com ein und wählen Sie „Konto & Einstellungen“> „Kassensystem“. In der Zettle Go-App kann die Funktion unter dem Menüpunkt „Kassensystem“ aktiviert werden.
Sie können in Ihrem Zettle-Konto bis zu 10 Kassen aktivieren. Wenn Sie weitere Kassen benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice.
Wie funktioniert die Kassensystemfunktion?
Loggen Sie sich in Ihrer App ein und wählen Sie im Menü die Funktion ‚‚TSE-Kassensystem‘‘.
- Um Zahlungen annehmen zu können, müssen Sie zuerst eine Kasse öffnen. Dies können dies am Anfang und Ende jedes Geschäftstages oder auch jeder Dienstzeit tun.
- Um eine Kasse für einen neuen Geschäftstag zu öffnen, wählen Sie im Menü Ihrer App die ‚‚Kassensystem‘‘ und tippen Sie auf ‚‚Kasse öffnen‘‘.
- Um wie gewohnt Zahlungen anzunehmen, klicken Sie auf ‚‚Zahlung annehmen‘‘.
Sie können jederzeit einen X-Bon (Zwischenbericht) generieren. Wenn die Dienstzeit oder der Arbeitstag beendet ist und Sie die Kasse geschlossen haben, erstellt das Kassensystem automatisch den Z-Bon, also einen Tagesbericht.
- Wurde keine Kasse geöffnet, können Sie auch keine Zahlungen annehmen.
Damit Sie Ihre Daten korrekt mit dem Kassensystem verwalten und aufzeichnen können, ist es wichtig, eine übersichtliche Produktbibliothek zu erstellen und zu führen. Wir empfehlen, alle Produkte und Dienste in der Produktbibliothek zu hinterlegen, um sie bei Zahlungen schnell und bequem aufrufen zu können.
Die manuelle Preisangabe ist bei Nutzung der Kassensystemfunktion nicht möglich. Stattdessen können Sie ein Produkt mit variablem Preis in Ihrer Produktbibliothek hinterlegen. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Absatz.
Eingabe manueller Beträge bei aktivierter Kassensystemfunktion
Bei Aktivierung der Kassensystemfunktion wird die manuelle Eingabe von Beträgen in der App deaktiviert. Außer der einfachen und schnellen Auswahl von zuvor erstellten Produkten können Sie auch ein Produkt mit freiem Betrag und passender MwSt. anlegen. Nennen können Sie dieses Produkt dann z. B. "manueller Betrag 19 %".
Tippen Sie auf das Produkt mit freiem Betrag und geben Sie den gewünschten Betrag ein, um das Produkt dem Warenkorb hinzuzufügen.
Wichtig: Vergessen Sie nicht, im Warenkorb per Klick auf das Produkt einen Kommentar bzw. eine Beschreibung hinzuzufügen, da Ihnen dies später bei Ihrer Buchhaltung hilft.
Lernen Sie mehr darüber, wie man Produkte erstellt, bearbeitet oder löscht. Wenn Sie viele Produkte auf einmal hinterlegen möchten, empfehlen wir unsere Import- und Exportfunktion.