Integreer met Exact

Wat is Exact?

Exact is een accountingprogramma om je boekhouding te vereenvoudigen, wanneer dan ook en op meerdere apparaten. Ga voor meer informatie naar Exact Online.

Hoe werkt de integratie?

Zettle laat je je verkoop- en betalingsgegevens rechtstreeks in je Exact administratie importeren. De integratie is eenvoudig in te stellen, en zodra je je Exact-account verbonden hebt, importeert Zettle je gegevens automatisch op de grootboekrekening naar keuze.

Om beter inzicht te krijgen in je Zettle-betalingen en -toeslagen raden we je aan om aparte grootboekrekeningen aan te maken voor elke reeks data, waardoor het makkelijker wordt om een duidelijk overzicht te krijgen van de in- en uitgaande transacties van je Zettle-account en je bankrekening.

Software die niet wordt ondersteund

Zettle biedt geen ondersteuning voor bepaalde Exact-software vanwege de beperkte functionaliteiten. Controleer of je je software moet wijzigen voordat je verbinding maakt met Zettle.

Niet ondersteund op Zettle:

• Exact Synergy
• Exact Globe
• Exact Consolidation
• Exact Insights

Alleen Exact Online en Exact Financials worden ondersteund. Maak zeker via een van de ondersteunde softwareprogramma's verbinding met Zettle.

Hoe verbind je je Zettle-account met Exact? (stap voor stap)

1. Log in op je Zettle-account.
2. Ga naar je pagina met Integraties.
3. Klik op "Verbinden" op de Exact-integratie. Er opent dan een venster waarin je wordt gevraagd om Zettle toegang te geven tot je Exact Online-account. Selecteer een administratie in Exact indien je meerdere administraties beheert met je gebruikersaccount.
4. Specificeer om het importeren te starten welke Zettle-gegevens op welk grootboekrekening in Exact Online terecht moeten komen. Elk transactietype kan een specifieke grootboekrekening in Exact krijgen.

Indeling Exact-accounttypes

Waarom verschijnen sommige van mijn Exact grootboekrekeningen niet in Zettle?

Accounts zullen beschikbaar zijn op basis van de indeling van accounttypes zoals beschreven in Indeling Exact-accounttypes. Als je onlangs een nieuwe grootboekrekening in Exact hebt aangemaakt, kan het een paar uur duren voor dit in Zettle wordt weergegeven.

Kan ik meerdere Zettle-accounts met Exact verbinden?

Je kunt slechts één zakelijk account van Zettle met één Exact-account verbinden.

Wanneer vindt het importeren plaats?

Als je de integratie instelt, kun je elke datum in het verleden selecteren om het importeren te starten. Zo worden er met terugwerkende kracht gegevens van Zettle naar Exact geïmporteerd voor elke dag sinds de geselecteerde datum. We raden aan om een datum te kiezen die binnen je huidige belastingjaar valt, om zo geen gegevens te wijzigen in de periode vóór het afsluiten van het boekjaar.

Zettle importeert gegevens aan het eind van elke dag automatisch eenmalig naar Exact. Als je de integratie instelt, verschijnen de eerste Zettle-gegevens de volgende dag in Exact.

Kan ik de startdatum nog wijzigen na het instellen van de integratie?

Zodra je je configuratie hebt opgeslagen kun je de startdatum niet meer wijzigen, aangezien dit zou resulteren in gedupliceerde gegevens voor overlappende dagen.

Welke gegevens worden er tussen Zettle en Exact gedeeld?

Als je de verbinding tussen Zettle en Exact autoriseert, geef je Exact toestemming om je verkoop- en financiële gegevens vanuit Zettle te lezen. Je geeft Zettle ook toestemming om je bedrijfsinformatie, accounts, BTW codes, klanten, leveranciers, grootboekrekeningen, betalingen, balansen en bankafschriften vanuit Exact te lezen.

Hoe kan ik het dubbel tellen van aankopen voorkomen als ik een ander kassasysteem dan Zettle gebruik dat ik al heb geïntegreerd met Exact?

Als je van plan bent om naast Zettle kaart- en contactloze betalingen een ander kassasysteem dan Zettle te gebruiken dat al verbonden is met Exact, voorkomt het uitschakelen van de optie "Verkoopgegevens synchroniseren" dat er dubbele informatie naar Exact wordt verzonden. In dit geval hoef je alleen de Zettle-toeslaggegevens met Exact te synchroniseren. Dit kun je doen door een grootboekrekening voor "Zettle-toeslagen" te selecteren, en je moet dan tevens een grootboekrekening voor "Zettle-kaartbetalingen" selecteren om betalingen voor de uitgaves bij te houden. De Zettle-toeslagen worden van de kaartbetalingen afgetrokken bij de uitbetaling van Zettle op je bankrekening.

De gegevenssynchronisatie is gestopt en er ontbreken Zettle-gegevens in Exact. Wat kan ik doen?

Log in op my.zettle.com en ga naar de pagina met Integraties. Controleer of je verbinding met Exact nog actief is. Als dat niet het geval is, is je verbinding met Exact verbroken. Dit is normaal gesproken te wijten aan een wijziging van een wachtwoord of toestemming, en je moet dan opnieuw verbinding maken.

Als je verbinding actief is, ga dan naar de instellingenpagina van Exact binnen Zettle en controleer of je een geldige grootboekrekening hebt geselecteerd voor elk vereist veld. Als er een grootboekrekening ontbreekt of is gearchiveerd in Exact, zie je een foutmelding in het veld. Selecteer een nieuwe grootboekrekening en sla de nieuwe instellingen op. De integratie exporteert automatische de gegevens voor de ontbrekende periode met de nieuwe instellingen van de volgende dag.

Als alles er goed uitziet op de Exact-pagina in Zettle, controleer dan je Exact-accountinstellingen om te zien of je abonnement actief is. Zorg er ook voor dat je Betalingvoorwaarde correct is ingesteld. Bekijk de documentatie van Exact over het instellen van betalingsvoorwaarden hier.

Als al het bovenstaande je problemen niet oplost, neem dan contact op met ons Support team.

Hoe worden mijn Zettle-gegevens naar Exact geïmporteerd?

Zettle-verkopen

Rekening-indeling
Schakel het synchroniseren van Zettle-verkoopgegevens in Exact in als je Zettle Go als kassasysteem gebruikt. Schakel deze optie uit als je een ander kassasysteem gebruikt dat al verkoopgegevens in Exact synchroniseert om een dubbele telling te voorkomen. Als het bijhouden van dagelijkse verkopen is uitgeschakeld, hoeft de Zettle-integratie alleen de toeslagen en terugbetalingen van toeslagen bij te houden.

Verkopen worden ofwel op een rekening van Buitengewone inkomsten, Omzet of Rente-inkomsten geboekt. Je kunt een bestaande grootboekrekening in het keuzemenu selecteren. Als je geen grootboekrekening beschikbaar hebt, moet je hier een grootboekrekening in Exact voor aanmaken en tot de volgende dag wachten tot deze beschikbaar is in Zettle.

Hoe verschijnen deze gegevens in Exact?
Zettle verstuurt elke dag een enkele verkoopboeking naar Exact in de vorm van een Verkoopvermelding. Deze boeking vertegenwoordigt alle verkopen die gedurende die dag zijn gedaan. De boeking bevat één regelitem voor elk belastingtarief waartegen je hebt verkocht, waarbij dit regelitem het totaal aan alle verkopen met dat belastingtarief vertegenwoordigt. Als er geen verkopen zijn gedaan met een bepaald belastingtarief op die dag, wordt het corresponderende regelitem overgeslagen.

Er wordt een enkele debettransactie naar je debiteurenrekening geboekt, wat het totaal zal zijn van je dagelijkse verkopen. Je verkopen worden als krediettransacties naar de grootboekrekening in Exact Online geboekt welke je voor Zettle-verkopen hebt geselecteerd.

Tenslotte wordt de btw van je verkopen geboekt als krediettransactie in de grootboekrekening die je voor elk btw-tarief hebt geselecteerd.

Afgerond

Kortingen in Zettle worden toegepast op het totaal van de aankoop zodra alle items zijn opgeteld in plaats van op item-niveau. Als we items opdelen op basis van btw -percentage voor alle verkopen van de dag, moeten er kortingen worden toegepast op item-niveau, wat weer kan leiden tot kleine verschillen in de afronding in vergelijking met het toepassen van de korting op het opgetelde niveau.

Om deze verschillende te corrigeren kan het zijn dat we een factuur van ± 0,01 toevoegen om ervoor te zorgen dat het totaal overeenkomt met het correcte totaal.

Zettle-terugbetalingen

Rekening-indeling
Terugbetalingen worden ook op een nominale grootboekrekening geboekt van het type Buitengewone inkomsten, Omzet of Rente-inkomsten. Het is gebruikelijk om hetzelfde grootboekrekening te selecteren als voor het Zettle-verkoopaccount (zie "Verkopen" hierboven). Er kan echter een andere grootboekrekening worden gebruikt als je terugbetalingen apart wilt rapporteren binnen Exact.

Hoe deze gegevens in Exact worden weergegeven
Zettle verstuurt elke dag een Vermelding naar Exact. Deze vermelding in het Verkooprapport vertegenwoordigt alle terugbetalingen die die dag zijn gedaan. De Vermelding bevat één regelitem voor elk belastingtarief waar de handelaar mee werkt, waarbij dit regelitem het totaal van alle terugbetalingen met dat belastingtarief vertegenwoordigt. Als er geen terugbetalingen zijn gedaan met een bepaald belastingtarief op die dag, wordt het corresponderende regelitem overgeslagen.

Zettle-cadeaubon

Rekening-indeling
Hoe deze gegevens in Exact worden weergegeven:
De aanschaf van een cadeaubon kan als een regel worden gezien bij de Verkoopvermelding voor de dag.

 
Het inwisselen van een cadeaubon wordt weergegeven als Vermelding.

Zettle-fooien

Rekening-indeling
Je klanten kunnen een extra bedrag aan hun account toevoegen bij het aannemen van betalingen via een Zettle Reader. Fooien worden op een grootboekrekening van het type Langlopende schulden, Medewerkersbetalingen, Voorzieningen, Buitengewone inkomsten, Omzet, Rente-inkomsten of Overige schulden geboekt. Je kunt een grootboekrekening uit het keuzemenu selecteren, en als je geen grootboekrekening beschikbaar hebt, moet je hier een grootboekrekening in Exact voor aanmaken en tot de volgende dag wachten tot de grootboekrekening beschikbaar is.

Hoe deze gegevens in Exact worden weergegeven
Fooien worden naar Exact verstuurd als deel van de dagelijkse Verkoopvermeldingen als een apart regelitem.

Zettle toeslagen

Zettle ontvangt een percentage aan commissie voor elke verwerkte kaarttransactie met de Zettle-kaartlezer. Zettle rekent tevens toeslagen voor Zettle Cash Advance, als dit op jou van toepassing is. De toeslagen zijn van invloed op het gestorte bedrag op je bankrekening, aangezien deze worden afgetrokken van de bedragen van kaartbetalingen. De integratie creëert een aankoopvermelding in Exact om rekening te houden met de Zettle-toeslagen. De betaling voor Zettle-toeslagen wordt toegepast op de grootboekrekening die wordt gebruikt voor Zettle-kaartbetalingen.

Rekening-indeling
Toeslagen worden op een grootboekrekening van het type Medewerkerskosten, Afschrijvingskosten, Overige kosten, Algemene kosten, Kostprijs van de omzet of Buitengewone kosten geboekt Je kunt een bestaande grootboekrekening uit het keuzemenu selecteren, en als je geen grootboekrekening beschikbaar hebt, moet je hier een grootboekrekening in Exact voor aanmaken en tot de volgende dag wachten tot deze in Zettle beschikbaar is. 

Hoe deze gegevens in Exact worden weergegeven
Zettle verstuurt elke dag een Dagboekvermelding naar Exact Online NL. Deze Aankoopvermelding vertegenwoordigt alle vergoedingen die gedurende die dag door Zettle zijn verwerkt. De rekening kan meer dan één regel hebben als er verschillende soorten transacties op een dag plaatsvinden. Deze vergoedingen worden afgewogen tegen de Betaalrekening.

Terugbetalingen van toeslagen

Hoe deze gegevens in Exact worden weergegeven
Er wordt elke dag een Aankoopvermelding verstuurd die alle terugbetalingen van toeslagen die die dag zijn verwerkt vertegenwoordigt. Terugbetalingen van toeslagen worden als krediettransactie geboekt op de grootboekrekening welke dat je hebt geselecteerd voor Zettle-toeslagen, en als debettransactie op de grootboekrekening welke dat je hebt geselecteerd voor Zettle-kaartbetalingen.

Zettle-stortingen

Stortingen zijn de inkomsten van je verkooptransacties na aftrek van eventuele toeslagen die aan Zettle verschuldigd zijn. 
Zodra je geld is uitbetaald, verwerkt de bank dit en wordt het op je bankrekening gestort. Je moet de Zettle-stortingstransactie op je bankafschrift vergelijken met het stortingsbedrag van je bankafschrift op Exact.

Account-indeling
Stortingen worden op een nominale rekening geboekt, namelijk de bankrekening die je aan Zettle hebt gekoppeld.

Zorg ervoor dat de bankrekening die je op Exact hebt geselecteerd overeenkomt met de rekening waar je Zettle-stortingen op ontvangt, wat verschilt van de rekening die je hebt gekozen voor het liquide Zettle-account.

Hoe deze gegevens in Exact worden weergegeven
Gegevens worden weergegeven als overschrijving van het liquide Zettle-account naar de bankrekening van je bedrijf.

Zettle-betalingen

Rekening-indeling
Betalingen worden weergegeven als  Dagboekvermelding naar de Betaalrekening met een compensatie op de 1300 - Debiteurenrekening.

Hoe deze gegevens in Exact worden weergegeven
Zettle verstuurt een enkele betaling per dag per betalingstype dat die dag is gebruikt naar Exact. Dus als je tien kaartbetalingen en twintig contante betalingen in één dag verwerkt, worden er twee betalingen verstuurd. Deze betalingen worden opgenomen tegen de dagelijkse verkoopfactuur.

Waar wordt de 1300 - Debiteurenrekening voor gebruikt?
De Debiteurenrekening is de basisrekening van de debiteuren, ook wel bekend als accounts receivable. Dit is geld dat de klant verschuldigd is. De regelitems die hier verschijnen verhogen het saldo en zodra hier voor betaald wordt, gaat dit weer omlaag. 

Hier kun je zien hoe de verkopen die hier doorheen zijn gegaan terwijl ze in kaart zijn gebracht naar de oorspronkelijk geselecteerde rekeningen, ook een regel creëren voor de Debiteurenrekening.

In het kasboek voor Debiteuren staat er twee regels voor de betalingen en de rekening is nu in balans als het geld is ontvangen.

Zettle Cash Advance

Rekening-indeling
Het Cash Advance-accounttype is Langlopende schulden, Overige schulden, Medewerkersbetalingen of Voorzieningen. Je kunt een bestaand account uit het keuzemenu selecteren. Als je geen grootboekrekening beschikbaar hebt, moet je hier een grootboekrekening in Exact voor aanmaken en tot de volgende dag wachten tot deze in Zettle beschikbaar is.

Hoe deze gegevens in Exact worden weergegeven
De Cash Advance zelf wordt vertegenwoordigd als Dagboekvermelding in het Kasboek.

Cash Advance-vergoedingen zijn credit Dagboekvermeldingen in het Kasboek.